Tổ chức tiệc cuối năm hay còn gọi là Year End Party, là một bữa tiệc quan trọng và cần thiết với mỗi công ty, doanh nghiệp. Thông qua buổi tiệc cuối năm, doanh nghiệp có thể tổng kết lại những chặng đường trong năm qua và vạch ra những hướng đi cho năm tới. Đây cũng là dịp để mọi người cùng nhau gạt bỏ những âu lo và thỏa sức vui chơi, ăn uống trước thềm năm mới. Cùng với đó, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu, tri ân khách hàng, đối tác.

Tổ chức tiệc cuối năm nhằm tri ân những cố gắng của nhân viên và gửi lời cảm ơn đến đối tác

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn phương án đặt tiệc cuối năm tại một nhà hàng với khuôn viên rộng rãi. Tuy nhiên cũng có những doanh nghiệp bắt kịp xu hướng, muốn bữa tiệc trở nên độc đáo hơn với ý tưởng tổ chức một bữa tiệc tất niên lưu động tại một địa điểm ngoài trời thoáng mát hay tổ chức trong chính khuôn viên công ty để nhân viên cảm thấy gần gũi, từ đó tăng thêm phần ý nghĩa cho buổi tiệc.

Với những ý nghĩa to lớn của buổi tiệc tất niên thì dù tổ chức tiệc theo mình thức nào cũng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo.

Thông thường một buổi tiệc cuối năm sẽ bao gồm 6 hoạt động chính: Khai mạc; Tổng kết các hoạt động của năm cũ; Vinh danh các cá nhân, tập thể xuất sắc; Khai tiệc; Giao lưu văn nghệ; Bế mạc. Để các hoạt động trong bữa tiệc tất niên diễn ra thuận lợi, ban tổ chức cần lên kế hoạch tỉ mỉ và kỹ lưỡng từ những vấn đề đơn giản nhất.

Kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm cho công ty

Đối với những doanh nghiệp trẻ hay thậm chí là những doanh nghiệp đã có chỗ đứng trong giới kinh doanh thì vẫn đều cần nắm vững những nguyên tắc để tổ chức một buổi tiệc cuối năm hoàn hảo và ý nghĩa.

Đặt ra mục tiêu tổ chức tiệc cuối năm rõ ràng

Mục tiêu tổ chức tiệc cuối năm là điều vô cùng quan trọng, quyết định đến toàn bộ định hướng cho bữa tiệc, từ chủ đề đến kịch bản, cách thức tổ chức, địa điểm và thời gian. Thông thường, mục tiêu tổ chức của buổi tiệc tất niên sẽ là tạo không gian gần gũi, thân tình để doanh nghiệp có thể tổng kết năm cũ và vạch ra những hướng đi cho năm tới, đồng thời gửi lời tri ân đến toàn thể nhân viên cùng đối tác. Bên cạnh đó, bữa tiệc tất niên có thể hướng đến các mục tiêu khác như quảng bá thương hiệu, truyền thông…

Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp mà ban tổ chức sẽ đưa ra những phương án tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu đó.

Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm

Một ý tưởng độc đáo, mới lạ sẽ đem đến những trải nghiệm đặc biệt cho khách mời tham dự. Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ bữa tiệc. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện.

Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:

• Mang tính sự kiện
• Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
• Gắn liền với doanh nghiệp

Một số ý tưởng tiệc tất niên độc đáo mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
• Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
• Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dress code như thời bao cấp năm xưa.

Dự trù khách mời tham dự

Lượng khách tham dự bữa tiệc tất niên ảnh hưởng trực tiếp tới chương trình. Nếu không có dự trù được tương đối số lượng tổ chức mà bạn chỉ ước chừng sẽ rất dễ gặp rủi ro.

Bạn cần biết được số lượng chính xác thành viên trong công ty mình tham dự, kèm theo đó là người thân của họ, bằng cách cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những người có thư mời, hoặc có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ. Ngoài ra, nếu có mời thêm đối tác, khách mời bạn cũng cần khéo léo dự tính được người thân đi kèm.

Việc dự trù được người tham dự sẽ rất dễ cho bạn trong việc đặt tiệc, đặt địa điểm tổ chức tất niên và quan trọng là dự trù được cả kinh phí tổ chức cho chương trình.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Sau khi đã có số lượng người tham gia cùng kinh phí tổ chức, việc bạn cần làm tiếp theo là chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với yêu cầu về kinh phí, số lượng người tham gia cùng với kịch bản yêu cầu của chương trình.

Bạn cần lưu ý chọn địa điểm gần trung tâm, giao thông thuận tiện để khách mời có thể dễ dàng tìm đến. Có thể là các Trung tâm hội nghị, Khách sạn, Nhà hàng sân vườn; Khu du lịch sinh thái; Bãi biển…

Một trong những kinh nghiệm quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm là bạn cần thực sự hiểu về địa điểm đó. Nếu bạn tự tổ chức, cách tốt nhất là hãy đến tận nơi khảo sát để đánh giá khách quan về địa điểm. Nếu không có điều kiện thì lời khuyên cho bạn là hãy nhờ sự tư vấn của các đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, họ có những hệ thống đối tác tin cậy sẽ tư vấn tận tình cho bạn.

Thời gian tổ chức tiệc tất niên công ty

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Nhưng doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết, vì thế thời điểm tổ chức nên diễn ra trước tết khoảng 2 – 3 tuần lễ.

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch, lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ vì cuối năm là thời điểm rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc tất niên công ty.

Lựa chọn đơn vị đối tác tổ chức buổi tiệc tất niên công ty uy tín

Kinh nghiệm cuối cùng dành cho những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong tổ chức tiệc tất niên và mong muốn sự đổi mới hấp dẫn hơn cho chương trình là hãy chọn một đối tác tổ chức chương trình cho mình. Bạn đừng nên vì muốn tiết kiệm chi phí mà tự mình ôm hết mọi việc, bởi lẽ việc tự mình chọn dịch vụ, lên kế hoạch, phân công, tổ chức mà chưa đủ kinh nghiệm đôi khi không giúp chi phí tốt hơn và tự tạo sự vất vả cho bản thân.